En un nuevo concepto emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se aclara un importante aspecto relacionado con el uso de los Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) en el sistema de facturación electrónica en Colombia. Según el Concepto No. 1189 de 2024, los DEE utilizados en operaciones a crédito o con plazo para el pago no requieren la transmisión de mensajes de acuse de recibo ni la aceptación por parte del receptor.
¿Qué son los Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE)?
Los Documentos Equivalentes Electrónicos son una herramienta de facturación en formato digital, que sirven como soporte en operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, sustituyendo la tradicional factura electrónica. Están regulados por las disposiciones contenidas en el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN. Aunque son de naturaleza electrónica, los DEE facilitan el proceso de comercialización y permiten su validación ante las autoridades fiscales.
La Exoneración de Acuse de Recibo
El Concepto No. 1189 establece que en el caso de operaciones a crédito o con plazo para el pago, no es necesario enviar el mensaje de acuse de recibo para los Documentos Equivalentes Electrónicos. Esta decisión se basa en la naturaleza misma de las operaciones, que no requieren una confirmación inmediata de recepción de la factura y los bienes o servicios adquiridos.
Este tipo de operaciones, comúnmente conocidas como ventas a crédito, son aquellas en las que el comprador no paga de manera inmediata, sino que tiene un plazo para hacerlo. En este escenario, la obligación de transmitir el acuse de recibo de la factura y de los bienes o servicios no aplica, al menos no para los DEE.
Implicaciones para los Contribuyentes
Para los contribuyentes, esta exención tiene implicaciones prácticas muy importantes. El principal beneficio es la simplificación del proceso administrativo, pues no deberán gestionar o esperar la confirmación electrónica de los recibos en casos de ventas a crédito. Esto reduce la carga operativa y mejora la eficiencia en el manejo de las transacciones comerciales.
Sin embargo, es importante resaltar que los DEE siguen siendo válidos como soporte fiscal, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN. Esto incluye el uso de formatos electrónicos apropiados y el cumplimiento con los estándares técnicos para la validación ante las autoridades tributarias. Los contribuyentes deben asegurarse de que las transacciones sean debidamente registradas para evitar problemas con la deducción de impuestos o el reconocimiento de los costos.
¿Qué Deben Tener en Cuenta los Contribuyentes?
Aunque la exención de acuse de recibo simplifica el proceso, los contribuyentes deben continuar siendo diligentes en la recopilación y envío de Documentos Equivalentes Electrónicos en las operaciones de crédito. Es fundamental que los DEE se utilicen de acuerdo con la normativa y se transmitan correctamente para que tengan validez ante la DIAN.
Además, deben estar atentos a cualquier cambio normativo relacionado con la facturación electrónica y los DEE, ya que el marco regulatorio de la DIAN está en constante actualización.